번역공증과 아포스티유는 무엇이 다를까?

해외에 서류를 제출할 때 번역공증이나 아포스티유라는 말을 자주 접하게 됩니다.

가족관계증명서, 기본증명서, 졸업증명서, 성적증명서, 주민등록등본 등 한국에서 발급받은 서류를 해외에서 사용하려고 하면 번역과 공증, 아포스티유가 필요하다는 안내를 받는 경우가 있습니다.

그런데 처음 준비하는 분들은 이런 생각이 들 수 있습니다.

“번역공증을 받았는데 아포스티유도 받아야 하나?”

“번역공증과 아포스티유는 같은 것 아닌가?”

두 가지는 비슷하게 들리지만 실제로는 확인하는 대상과 목적이 서로 다릅니다.

해외 제출서류를 준비할 때 혼동하기 쉬운 번역공증과 아포스티유의 차이를 쉽게 정리해 보겠습니다.

 

번역공증이란?

먼저 번역공증부터 살펴보겠습니다.

번역공증은 한국어로 작성된 서류 등을 해외에서 사용할 수 있도록 다른 언어로 번역한 후, 그 번역과 관련된 사항을 공증받는 절차입니다.

예를 들어 한국에서 발급받은 가족관계증명서를 해외 기관에 제출해야 하는데 해당 기관에서 영문 서류를 요구한다면 한글 서류를 영어로 번역해야 할 수 있습니다.

이때 해외 기관에서 번역공증을 요구한다면 번역문과 원문을 준비하여 공증 절차를 진행하게 됩니다.

쉽게 말하면 번역공증은 “이 서류를 해외에서 이해할 수 있도록 번역했고, 그 번역에 대해 공증을 받은 것”이라고 생각하면 이해하기 쉽습니다.

다만 구체적인 공증 방식과 인정 범위는 서류의 종류와 제출기관의 요구사항에 따라 달라질 수 있습니다.

 

아포스티유란?

아포스티유는 조금 다른 개념입니다.

아포스티유는 한국에서 발급된 공문서를 다른 아포스티유 협약국에서 사용할 수 있도록 인증하는 절차입니다.

해외 기관에서는 한국의 행정기관이나 공공기관에서 발급된 서류를 받았을 때 그 서류가 실제로 적법하게 발급된 문서인지 확인할 필요가 있습니다.

아포스티유는 이러한 공문서의 서명이나 직인 등의 진위와 발급 권한 등을 확인하여 해외에서 사용할 수 있도록 인증하는 역할을 합니다.

따라서 아포스티유는 단순히 서류를 외국어로 번역하는 절차가 아닙니다.

 

해외 제출서류는 어떤 절차가 필요할까?

해외에 서류를 제출한다고 해서 항상 동일한 과정을 거치는 것은 아닙니다.

대표적인 경우를 보면 다음과 같습니다.

① 번역만 필요한 경우

해외 기관에서 단순히 영문 또는 해당 국가의 언어로 된 서류를 요구하고 별도의 공증이나 인증을 요구하지 않는 경우입니다.

② 번역공증이 필요한 경우

해외 기관에서 번역본의 공증을 요구하는 경우입니다.

한글 원문을 외국어로 번역한 뒤 번역공증을 진행할 수 있습니다.

③ 아포스티유가 필요한 경우

해외 기관에서 한국에서 발급된 공문서에 대한 아포스티유를 요구하는 경우입니다.

이때에는 해당 서류가 아포스티유 대상인지 확인한 후 절차를 진행합니다.

④ 번역공증과 아포스티유가 모두 필요한 경우

해외 기관에서 번역공증과 아포스티유를 모두 요구하는 경우에는 두 절차를 모두 준비해야 합니다.

다만 실제 진행 순서와 필요한 서류는 문서의 종류와 제출 국가, 제출기관에 따라 달라질 수 있습니다.

 

자주 묻는 질문

Q. 번역공증을 받으면 아포스티유는 필요 없나요?

A. 그렇지는 않습니다.

두 절차는 목적이 다르기 때문에 제출기관에서 아포스티유를 별도로 요구한다면 추가로 아포스티유를 진행해야 할 수 있습니다.

보통의 경우 한국 서류를 해외에서 사용하려면 아포스티유 인증이 필요한 경우가 많습니다.

Q. 가족관계증명서도 번역공증과 아포스티유를 모두 받아야 하나요?

A. 제출기관에 따라 다릅니다.

영문 가족관계증명서를 요구하면서 아포스티유를 요구하는 경우도 있고, 한글 가족관계증명서와 영문 번역본 및 번역공증을 요구하는 경우도 있습니다.

따라서 제출기관의 안내를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

또한 해외에서 요구하는 언어가 다를 수 있습니다. 중국이면 중국어, 일본은 일본어, 베트남은 베트남어, 스페인은 스페인어 등으로 요구하는 경우가 있는데 이때는 해당 나라 언어로 번역을 진행하여야 하겠습니다.

Q. 해외에 제출하는 서류는 무조건 아포스티유를 받아야 하나요?

A. 아닙니다.

아포스티유가 필요한지 여부는 제출 국가와 기관, 서류의 종류 및 제출 목적 등에 따라 달라집니다.

필요하지 않은 경우도 있기 때문에 요구사항을 확인한 후 진행하는 것이 좋습니다.

 

해외 제출서류를 준비하면서 번역공증과 아포스티유를 혼동하는 경우가 많습니다.

하지만 두 절차는 역할이 서로 다릅니다.

번역공증은 외국어로 번역된 서류와 관련된 공증 절차이고, 아포스티유는 한국에서 발급된 공문서를 해외에서 사용할 수 있도록 인증하는 절차입니다.

따라서 가족관계증명서, 기본증명서, 졸업증명서, 성적증명서 등 각종 서류를 해외에 제출할 때는 서류의 종류뿐만 아니라 제출 국가와 제출기관의 요구사항을 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

필요한 절차를 정확하게 확인한 후 번역, 공증, 아포스티유를 순서에 맞게 준비하면 불필요한 비용과 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.