번역공증이 필요한 서류와 필요하지 않은 서류 알아보기

해외 유학이나 취업, 이민, 비자 신청 등을 준비하다 보면 한국에서 발급받은 서류를 외국 기관에 제출해야 하는 경우가 있습니다.

이때 자주 듣게 되는 말이 번역공증입니다.

“해외에 제출하는 서류는 번역공증을 받아야 하나요?”

“영문으로 번역만 하면 되는 것 아닌가요?”

실제로 서류를 준비하다 보면 이런 부분이 가장 헷갈릴 수 있습니다.

결론부터 말하면 해외 제출용 서류라고 해서 모두 번역공증이 필요한 것은 아닙니다.

제출하는 국가와 기관, 서류의 종류, 사용 목적에 따라 번역만 필요한 경우도 있고, 번역공증까지 요구하는 경우도 있습니다.

따라서 번역공증이 필요한 서류와 필요하지 않은 서류를 구분해서 생각하는 것이 좋습니다.

 

번역공증이란 무엇인가요?

먼저 번역공증의 의미부터 간단히 알아보겠습니다.

해외 기관에 한국어로 작성된 서류를 제출하려면 해당 기관에서 이해할 수 있는 언어로 번역해야 합니다.

그런데 기관에 따라 단순한 번역문이 아니라 번역된 내용이 원문에 따라 정확하게 작성되었다는 점을 확인할 수 있는 인증을 요구하기도 합니다.

이러한 경우 번역공증 등의 절차를 거쳐 번역문을 제출하게 됩니다.

다만 번역공증은 모든 해외 제출 서류에 일률적으로 적용되는 절차가 아닙니다.

제출처에서 번역공증을 요구하는지 먼저 확인하는 것이 가장 중요합니다.

 

번역공증이 필요한 경우

그렇다면 어떤 서류에 번역공증이 필요한 경우가 많을까요?

대표적으로 해외 정부기관이나 공공기관, 학교, 이민국 등에서 공식적인 번역문을 요구하는 경우가 있습니다.

 

1. 이민·영주권 관련 서류

이민이나 영주권 신청 과정에서는 출생, 혼인, 가족관계 등을 확인하기 위한 서류를 제출하는 경우가 많습니다.

예를 들어

가족관계증명서

기본증명서

혼인관계증명서

출생 관련 서류

이혼 관련 서류

자녀 관련 서류

등이 제출 대상이 될 수 있습니다.

해외 기관에서 공증된 번역문을 요구한다면 번역공증을 준비해야 합니다.

 

2. 해외 비자 신청 서류

국가와 비자 종류에 따라 학력, 가족관계, 경력 등을 확인하기 위해 여러 서류를 요구할 수 있습니다.

이때 한국어로 발급된 서류에 대해 공식적인 번역문이나 인증된 번역문을 요구하는 경우가 있습니다.

다만 비자 종류마다 요구사항이 다르므로 해당 국가의 대사관이나 이민국, 비자 신청기관에서 안내하는 서류 기준을 확인하는 것이 좋습니다.

 

3. 해외 학교 제출 서류

유학이나 해외 학교 입학 과정에서 국내 학교에서 발급받은 서류를 제출하는 경우도 있습니다.

예를 들어

졸업증명서

재학증명서

성적증명서

생활기록부

학위증명서

등이 있습니다.

학교에서 공증된 번역문을 요구한다면 번역공증이 필요할 수 있습니다.

반대로 학교에서 영문으로 발급된 서류를 그대로 제출하도록 안내한다면 별도의 번역공증이 필요하지 않을 수도 있습니다.

 

4. 해외 기관에서 공증 번역을 명시한 경우

가장 명확한 경우입니다.

제출기관에서 서류 안내문에 “Certified Translation”, “Notarized Translation”등과 같이 인증된 번역문을 요구하고 있다면 일반적인 번역문만 제출해서는 부족할 수 있습니다.

이 경우에는 해당 기관에서 어떤 형태의 인증을 인정하는지도 함께 확인하는 것이 좋습니다.

 

번역공증이 필요하지 않은 경우

반대로 번역공증이 필요하지 않은 경우도 있습니다.

 

1. 제출기관에서 단순 번역문만 요구하는 경우

해외 기관에서 “영문 번역본 제출” 정도로만 안내하고 별도의 인증을 요구하지 않는다면 번역공증 없이 번역문을 제출할 수 있습니다.

다만 기관의 안내문에 인증 관련 내용이 없는 경우라도 중요한 서류라면 제출기관에 한 번 확인해 보는 것이 안전합니다.

2. 처음부터 외국어로 발급받을 수 있는 서류

일부 서류는 처음부터 영문 등 외국어로 발급받을 수 있습니다.

이처럼 제출기관에서 인정하는 외국어 서류를 공식적으로 발급받을 수 있다면 한국어 원문을 별도로 번역하고 번역공증을 받을 필요가 없을 수 있습니다.

예를 들어 해외 제출용으로 영문 증명서를 발급할 수 있는지 먼저 확인해 보는 것도 좋은 방법입니다.

3. 제출기관에서 자체적으로 번역을 인정하는 경우

일부 학교나 기관에서는 신청자가 직접 번역한 서류 또는 전문 번역기관에서 작성한 번역문을 별도의 공증 없이 받아주는 경우도 있습니다.

이 역시 기관마다 기준이 다르므로 해당 기관의 안내를 확인해야 합니다.

번역공증과 아포스티유는 같은 것인가요?

많이 혼동하는 부분입니다.

번역공증과 아포스티유는 서로 다른 절차입니다.

번역공증은 번역문과 관련된 인증 절차이고, 아포스티유는 한 국가에서 발행된 공문서를 다른 아포스티유 협약국에서 사용할 수 있도록 문서의 국외 사용을 위한 인증 절차를 간소화한 제도입니다.

따라서 해외 제출 서류에 아포스티유가 필요하다고 해서 번역공증이 자동으로 필요한 것도 아니고, 번역공증을 받았다고 해서 아포스티유가 자동으로 해결되는 것도 아닙니다.

제출기관에서 어떤 인증을 요구하는지 각각 확인해야 합니다.

 

번역공증 관련 자주 묻는 질문

Q. 해외에 제출하는 서류는 모두 번역공증을 해야 하나요?

아닙니다.

해외 제출용이라는 이유만으로 번역공증이 필요한 것은 아닙니다.

제출기관에서 공증된 번역문을 요구하는 경우에 준비하면 됩니다.

또한 공증만 진행해서는 인정이 안되는 경우가 많습니다.

추가로 아포스티유 또는 영사확인 진행이 필요하겠습니다.

 

Q. 영문으로 번역하면 번역공증은 필요 없나요?

영문 번역과 번역공증은 별개의 문제입니다.

영문 번역문만 제출해도 되는 기관이 있는 반면, 영문 번역문에 별도의 인증을 요구하는 기관도 있습니다.

Q. 번역공증을 먼저 받고 아포스티유를 받아야 하나요?

서류의 종류와 인증 방식에 따라 절차가 달라질 수 있습니다.

따라서 순서를 임의로 정하기보다는 제출기관의 요구사항을 확인한 후 진행하는 것이 좋습니다.

일반적인 경우는 공증 진행을 먼저 하고 아포스티유를 받습니다.

영문 공문서 원본이나 일부 공문서는 아포스티유 인증만 받고 현지에 보내서 사용하기도 하는 경우도 있습니다.