해외 제출용 법인 인감증명서 자주 묻는 질문 및 공증, 아포스티유 주의할 점

해외에서 법인 회사 업무를 보려고 하다보면 법인 인감증명서를 요구하는 경우가 종종 발생합니다.

국내에서 발급된 서류를 그냥 제출하면 인정이 안되는 경우가 많습니다.

해외 기관에서 외국어 번역 및 번역공증, 아포스티유 인증 등을 요구할 수 있기 때문입니다.

이번 글에서는 해외 제출용 법인 인감증명서 자주 묻는 질문 및 아포스티유 진행​에 대해 알아보겠습니다.

 

해외 제출용 법인 인감증명서 자주 묻는 질문

Q. 법인 인감증명서는 해외 제출 시 무조건 번역공증해야 하나요?

아닙니다.

해외 제출용이라고 해서 모든 법인 인감증명서에 번역공증이 필요한 것은 아닙니다.

해외 기관에서 번역공증을 요구하는 경우에 필요한 절차를 진행하면 됩니다.

 

Q. 영문으로 번역하면 공증은 필요 없나요?

영문 번역과 공증은 별개의 문제입니다.

해외 기관에서 단순 영문 번역본을 요구한다면 번역만 필요할 수 있지만, 공증 또는 번역공증까지 요구한다면 추가 절차가 필요할 수 있습니다.

 

Q. 번역공증을 받으면 아포스티유도 필요한가요?

번역공증과 아포스티유는 서로 다른 절차입니다.

해외 기관에서 아포스티유까지 요구한다면 추가 인증이 필요할 수 있습니다.

다만 문서의 형태와 제출국가에 따라 처리 방법이 달라질 수 있으므로 사전에 확인해야 합니다.

 

Q. 아포스티유와 영사확인을 둘 다 받아야 하나요?

일반적으로 두 가지를 무조건 모두 받는 것으로 정해져 있는 것은 아닙니다.

제출국가와 제출기관의 요구사항에 따라 아포스티유 또는 영사확인 절차를 확인해야 합니다.

대한민국 e-Apostille에서도 두 인증 제도를 구분하여 안내하고 있습니다.

 

Q. 법인 인감증명서만 있으면 다른 회사 서류는 필요 없나요?

업무에 따라 다릅니다.

해외 법인 설립이나 계약 등의 업무에서는 법인 인감증명서 외에 법인등기사항전부증명서, 정관, 사업자 관련 서류, 위임장 등의 추가 서류를 요구할 수 있습니다.

따라서 해외 기관에서 받은 전체 체크리스트를 확인하는 것이 좋습니다.

 

법인 인감증명서 준비할 때 주의할 점

법인명과 대표자명을 꼭 확인하세요

법인 인감증명서는 다른 회사 서류와 함께 제출하는 경우가 많습니다.

따라서 다음 서류의 회사 정보가 서로 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.

법인 인감증명서

법인등기사항전부증명서

사업자등록증명

정관

위임장

계약서

특히 영문으로 제출하는 경우 회사명이나 대표자명의 표기가 서로 다르면 해외 기관에서 추가 확인을 요청할 수 있습니다.

 

오래된 법인 인감증명서를 사용하지 마세요

법인 인감증명서 자체에 별도의 유효기간이 정해져 있는지와 별개로, 해외 제출기관에서 발급일 기준을 정해놓은 경우가 있습니다.

예를 들어 “최근 발급된 서류”를 요구하는 경우라면 미리 발급받아 두었던 서류가 인정되지 않을 수 있습니다.

따라서 인증을 진행하기 전에 해외 기관에서 요구하는 발급일 기준을 확인하는 것이 좋습니다.

 

다른 회사 서류와 함께 제출한다면 한 번에 확인하세요

해외 법인 설립이나 거래처 등록 등의 업무에서는 법인 인감증명서 하나만 제출하는 경우보다 여러 회사 서류를 한꺼번에 요구하는 경우가 많습니다.

예를 들면

법인 인감증명서

법인등기사항전부증명서

사업자등록 관련 서류

정관

주주명부

위임장

재무제표

등을 함께 요청할 수 있습니다.

이 경우 서류마다 번역·공증·아포스티유 요구사항이 다를 수 있으므로 각 서류별로 필요한 인증 절차를 따로 확인하는 것이 좋습니다.

 

아포스티유와 영사확인 중 무엇을 받아야 할까?

해외 제출용 법인 서류를 준비할 때 아포스티유와 영사확인을 혼동하는 경우가 많습니다.

아포스티유

대한민국에서 발행된 문서를 아포스티유 협약 적용 국가에서 사용할 때 이용하는 인증 절차입니다.

영사확인

아포스티유가 적용되지 않는 국가 등에서 해외 사용을 위해 별도의 인증이 필요한 경우 이용할 수 있는 절차입니다.

대한민국 e-Apostille에서도 아포스티유와 본부 영사확인을 별도의 절차로 안내하고 있습니다.

따라서 해외 제출처에서

“Apostille”

을 요구하는지,

또는

“Consular Legalization / Consular Authentication”

등을 요구하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

  

해외 법인 설립이나 계약, 금융업무 등으로 법인 인감증명서를 제출해야 한다면 제출처의 요구사항을 기준으로 번역과 공증, 아포스티유·영사확인 절차를 차례로 확인하는 것​이 가장 안전한 방법입니다.