해외 제출 하기위한 재무제표 공증, 영사확인·아포스티유까지 어떻게 준비할까?

해외 거래처와 계약을 진행하거나 해외 법인 설립, 해외 금융기관 업무, 비자·투자 관련 절차 등을 진행하다 보면 재무제표를 해외에 제출해야 하는 경우가 있습니다.

국내에서 사용하는 재무제표를 그대로 제출하면 되는 경우도 있지만, 해외 기관에서 번역, 공증, 영사확인 또는 아포스티유등을 요구하는 경우에는 별도의 준비가 필요할 수 있습니다.

특히 재무제표는 회사의 재무상태와 경영 내용을 보여주는 중요한 서류이기 때문에 단순히 영문으로 번역하는 것만으로 끝나는지, 번역공증이나 원본 관련 공증이 필요한지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

이번 글에서는 해외 제출용 재무제표를 준비할 때 알아두면 좋은 공증, 영사확인, 아포스티유 절차​를 정리해 보겠습니다.

 

해외 제출용 재무제표는 어떤 경우에 필요할까?

재무제표는 회사의 매출, 자산, 부채, 자본, 손익 등의 재무정보를 확인할 수 있는 자료입니다.

해외에서 회사의 재무상태를 확인해야 하는 업무라면 재무제표 제출을 요청받을 수 있습니다.

대표적으로 다음과 같은 경우가 있습니다.

해외 거래처와 거래를 시작하는 경우

해외 법인 설립이나 투자 관련 업무를 진행하는 경우

해외 금융기관에 회사 서류를 제출하는 경우

해외 입찰이나 계약 과정에서 회사의 재무자료를 요구받는 경우

해외 기관에서 기업의 재무상태 확인을 요청하는 경우

해외 비자·이민·투자 관련 절차에서 회사 재무자료가 필요한 경우

다만 어떤 재무제표를 요구하는지, 몇 년 치가 필요한지, 번역과 공증이 필요한지는 제출기관마다 다릅니다.

따라서 재무제표를 준비하기 전에 해외 기관에서 보내온 서류 안내나 체크리스트를 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

 

재무제표 공증이 필요한 경우

해외 제출용 재무제표라고 해서 모든 재무제표에 공증이 필요한 것은 아닙니다.

제출기관에서 단순 번역본을 요구하는 경우도 있고, 번역공증을 요구하는 경우도 있습니다.

또한 재무제표 자체의 작성 주체나 발급 형태에 따라 필요한 인증 절차가 달라질 수 있습니다.

예를 들어 해외 기관에서

“재무제표 원본 + 번역본 + 번역공증”

형태를 요구한다면 그에 맞춰 준비해야 합니다.

반대로

“공증된 재무제표”

또는

“Certified Financial Statements”

등을 요구한다면 어떤 방식의 공증을 의미하는지 제출기관에 확인하는 것이 좋습니다.

공증에는 여러 종류가 있기 때문에 단순히 “공증을 받으면 된다”고 생각하고 진행하면 나중에 다시 준비해야 하는 경우가 생길 수 있습니다.

 

재무제표에 아포스티유를 받을 수도 있을까?

가능 여부는 재무제표의 작성·발급 형태와 제출국가, 제출기관의 요구사항​에 따라 달라질 수 있습니다.

아포스티유는 한 국가에서 발행된 문서를 다른 아포스티유 협약국에서 사용할 때 문서의 국외 사용을 위한 인증 절차를 간소화하기 위한 제도입니다. 대한민국 e-Apostille 공식 안내에서도 아포스티유와 별도로 본부 영사확인 제도를 안내하고 있습니다.

따라서 해외 제출처에서

“Apostille required”

라고 안내했다면 해당 문서가 아포스티유 발급 대상인지 확인한 뒤 필요한 선행 절차를 진행해야 합니다.

특히 재무제표처럼 회사가 작성하거나 회계 관련 전문가 등이 작성한 자료는 문서의 성격에 따라 필요한 인증 방식이 달라질 수 있기 때문에, 단순히 재무제표를 가지고 바로 아포스티유를 신청한다고 생각하면 안 됩니다.

 

아포스티유와 영사확인은 어떻게 다를까?

해외 제출용 서류를 준비할 때 가장 많이 헷갈리는 부분 중 하나입니다.

아포스티유

제출국과 대한민국이 아포스티유 협약 적용 대상이라면 아포스티유를 통해 문서의 국외 사용을 위한 인증 절차를 진행할 수 있습니다.

영사확인

아포스티유 협약이 적용되지 않는 국가 등에서는 별도의 영사확인 절차가 필요할 수 있습니다.

대한민국 e-Apostille 공식 사이트에서도 아포스티유와 본부 영사확인을 별도의 제도로 안내하고 있습니다.

따라서 해외 제출용 재무제표를 준비할 때는

아포스티유를 받을 것인지, 영사확인을 받을 것인지

제출국가와 제출기관의 요구사항을 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

 

해외 제출용 재무제표 준비 순서

재무제표를 해외에 제출해야 한다면 일반적으로 다음과 같은 순서로 확인하면 편합니다.

① 해외 제출기관의 요구사항 확인

먼저 어떤 재무제표가 필요한지 확인합니다.

최근 1년 또는 3년 재무제표

재무상태표

손익계산서

현금흐름표

감사보고서

영문 재무제표

번역공증 여부

아포스티유 또는 영사확인 여부

등을 확인합니다.

② 필요한 재무제표 발급 및 준비

제출기관에서 요구하는 기간과 서류 종류에 맞춰 준비합니다.

단순히 최신 재무제표만 준비했다가 제출처에서 과거 몇 년간의 자료를 요구하는 경우도 있으므로 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

③ 외국어 번역

제출국가에서 요구하는 언어로 번역합니다.

영어 외에도 중국어, 베트남어, 일본어 등 제출기관에서 지정한 언어가 있다면 해당 언어에 맞춰 준비합니다.

④ 공증 여부 확인

번역공증이 필요한지 혹은 영어 원본에 바로 진행하는지 등 확인필요

⑤ 아포스티유 또는 영사확인

제출국가와 서류의 종류, 제출기관의 요구사항에 따라 아포스티유 또는 영사확인을 진행합니다.

아포스티유 발급 대상과 절차는 대한민국 e-Apostille 공식 사이트에서 확인할 수 있습니다.

⑥ 해외 제출

인증 절차까지 완료한 서류를 해외 기관에서 요구한 방식에 맞춰 제출합니다.

 

해외 제출용 재무제표는 단순히 재무제표를 번역하는 것으로 끝나는 경우도 있지만, 제출기관에 따라 공증, 번역공증, 아포스티유 또는 영사확인​까지 요구될 수 있습니다.

특히 국가와 제출기관에 따라 요구하는 절차가 달라질 수 있기 때문에 어떤 서류를 어떤 형태로 제출해야 하는지 먼저 확인하는 것이 중요합니다.