사업자등록증 공증·아포스티유 받는 방법, 해외 제출 절차 한눈에 정리

해외 법인 설립이나 해외 지사 운영, 해외 거래처 등록, 현지 은행 계좌 개설 등을 준비하다 보면 한국에서 발급받은 사업자등록 관련 서류를 제출해야 하는 경우가 있습니다.

이때 사업자등록증을 번역해서 제출하면 되는지, 번역공증과 아포스티유까지 받아야 하는지 궁금할 수 있습니다.

사업자등록 관련 서류는 해외 제출 목적과 제출 기관의 요구사항에 따라 준비 방법이 달라집니다. 이번 글에서는 사업자등록증 공증 및 아포스티유 절차, 준비 서류, 진행 전 확인할 사항을 알아보겠습니다.

 

1. 사업자등록증과 사업자등록증명원, 무엇이 다를까요?

해외 제출용 서류를 준비할 때는 먼저 제출처에서 요구하는 서류가 무엇인지 확인해야 합니다.

사업자등록증:사업자등록 시 발급되는 등록 관련 서류

사업자등록증명원:사업자등록 사실을 증명하기 위해 발급받는 서류

두 서류는 관련이 있지만 같은 문서는 아닙니다. 해외 기관에서 사업자등록 사실을 증명하는 서류를 요구한다면 사업자등록증명원을 지정할 수도 있습니다.

따라서 서류를 준비하기 전에 제출처에 정확한 서류명을 확인하는 것이 좋습니다.

현지에서 요구하는 사업자 확인용이라면 두 서류 어느것으로 진행하더라도 문제가 될 가능성은 적습니다. 그렇지만 특정 양식을 요구하거나 특정 내용을 요구하는 경우라면 확인 후 진행하시는 것이 좋습니다.

2. 사업자등록증 공증과 아포스티유는 언제 필요할까요?

한국에서 발급된 사업자등록 관련 서류를 해외에 제출할 때는 제출 기관에서 번역, 공증 또는 아포스티유 등의 인증을 요구할 수 있습니다.

주로 다음과 같은 목적으로 서류를 준비합니다.

해외 법인 설립 및 지사 등록

해외 거래처와의 계약

해외 은행 계좌 개설

해외 사업자 등록 및 기업 확인

해외 투자 또는 사업 관련 행정 절차

다만 모든 해외 제출 서류에 공증과 아포스티유가 필요한 것은 아닙니다. 제출 기관에서 원본이나 번역문만 요구할 수도 있고, 추가 인증을 요구할 수도 있습니다.

아포스티유는 서류에 표시된 서명이나 직인 등의 진위를 확인하는 인증으로, 사업자의 실제 영업 상태나 사업 내용 자체를 보증하는 절차는 아닙니다.

 

3. 사업자등록증 공증 및 아포스티유 진행 절차

사업자등록 관련 서류의 인증은 문서의 종류와 발급 형태에 따라 진행 방식이 달라질 수 있습니다. 일반적으로 다음 순서로 준비합니다.

① 제출 국가와 서류 종류 확인

먼저 서류를 제출할 국가와 기관, 사용 목적을 확인합니다.

사업자등록증이 필요한지 사업자등록증명원이 필요한지, 한국어 원본을 제출할 수 있는지, 번역공증과 아포스티유가 필요한지 확인하는 단계입니다.

② 사업자등록 관련 서류 준비

제출처에서 요구하는 서류를 준비합니다.

사업자등록증명원을 요구하는 경우에는 해당 증명서를 발급받아야 합니다. 발급일 제한이 있거나 특정 형식의 서류만 인정하는 경우도 있으므로 제출 조건을 살펴보세요.

③ 외국어 번역 및 필요한 공증 진행

해외 기관에서 요구하는 언어로 번역합니다. 영어·중국어·일본어 등 제출처에서 지정한 언어에 맞춰 준비하면 됩니다.

번역공증이 필요한 경우에는 해당 서류에 적합한 방식으로 진행합니다.

사업자등록증이나 사업자등록증명원은 발급 형태와 인증 방식에 따라 선행 절차가 달라질 수 있으므로, 번역공증부터 진행하기 전에 확인하는 것이 좋습니다.

④ 아포스티유 또는 영사확인 진행

추가 인증이 필요하다면 제출 국가에 맞춰 아포스티유 또는 영사확인 절차를 진행합니다.

아포스티유 협약이 적용되는 국가에 제출하는 경우에는 협약에 따른 인증을 검토할 수 있습니다. 협약이 적용되지 않는 경우에는 해당 국가의 요구에 따라 영사확인 등 별도의 절차가 필요할 수 있습니다.

공증이 필요한 문서는 공증 등 선행 절차를 거친 후 아포스티유를 진행하는 방식이 적용될 수 있습니다.

 

4. 사업자등록증 공증·아포스티유 관련 자주 묻는 질문

Q. 사업자등록증을 번역하면 바로 해외에서 사용할 수 있나요?

A. 제출 기관의 요구사항에 따라 다릅니다. 번역문만으로 충분한 경우도 있지만, 공증이나 아포스티유 등 추가 인증을 요구하는 경우도 있습니다.

Q. 사업자등록증명원도 아포스티유를 받을 수 있나요?

A. 서류의 발급 형태와 인증 대상 여부에 따라 진행 방법이 달라질 수 있습니다. 제출처의 요구사항과 해당 서류의 인증 가능 여부를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

Q. 아포스티유 협약국이 아닌 국가에 제출할 때는 어떻게 하나요?

A. 해당 국가의 요구사항에 따라 영사확인 등 별도의 인증 절차가 필요할 수 있습니다. 제출 국가와 기관을 기준으로 필요한 절차를 확인해야 합니다.

Q. 사업자등록증 공증과 아포스티유는 얼마나 걸리나요?

A. 서류 종류와 번역 언어, 공증 방식, 접수 일정에 따라 달라집니다. 서류가 준비되어 있는지, 추가 보완이 필요한지에 따라서도 차이가 있으므로 제출 기한에 맞춰 사전에 확인하는 것이 좋습니다.

 

사업자등록증 공증 및 아포스티유는 해외에서 사업을 진행하거나 기업 관련 서류를 제출할 때 필요한 절차가 될 수 있습니다.

다만 사업자등록증과 사업자등록증명원의 차이, 제출 국가의 인증 요건에 따라 준비 방법이 달라집니다.

해외 제출을 앞두고 있다면 먼저 제출처에서 요구하는 서류와 인증 방식을 확인한 뒤, 필요한 번역과 공증 및 아포스티유 절차를 준비하시기 바랍니다.