해외 제출 서류, 번역부터 하면 안 되는 이유! 준비 순서 알아보기

해외 유학이나 취업, 비자, 결혼, 이민 등을 준비하다 보면 한국에서 발급받은 서류를 외국에 제출해야 하는 경우가 있습니다.

이때 가장 먼저 떠오르는 것이 **“한국어 서류를 번역해야겠구나”**라는 생각일 수 있습니다.

그래서 서류를 준비하자마자 번역부터 맡기는 경우도 있습니다.

그런데 해외 제출 서류는 번역부터 시작하는 것이 항상 좋은 방법은 아닙니다.

번역한 뒤에 원본 서류를 다시 발급받아야 하거나, 번역 언어가 잘못되었거나, 번역공증이나 아포스티유 등의 추가 절차가 필요하다는 것을 뒤늦게 알게 되면 다시 준비해야 할 수 있기 때문입니다.

그렇다면 해외 제출 서류는 어떤 순서로 준비하는 것이 좋을까요?

해외 제출 서류는 번역부터 시작하지 않는 것이 좋습니다

가장 먼저 확인해야 할 것은 최종 제출기관의 요구사항입니다.

해외 제출 서류는 국가만 같다고 해서 항상 같은 조건이 적용되는 것은 아닙니다.

같은 국가에 제출하더라도

학교

회사

관공서

법원

대사관

출입국 관련 기관

등 제출기관에 따라 요구하는 서류와 인증 방법이 달라질 수 있습니다.

따라서 먼저 어떤 서류를 어떤 형식으로 제출해야 하는지확인하는 것이 좋습니다.

해외 제출 서류, 이런 순서로 확인해 보세요

전체적인 준비 순서는 다음과 같이 생각하면 이해하기 쉽습니다.

① 최종 제출기관 확인

↓

② 필요한 서류 확인

↓

③ 원본 서류 발급

↓

④ 발급일 및 서류 내용 확인

↓

⑤ 번역 언어와 번역 필요 여부 확인

↓

⑥ 번역공증 필요 여부 확인

↓

⑦ 아포스티유 또는 영사확인 필요 여부 확인

↓

⑧ 최종 제출

물론 모든 서류가 이 순서대로 진행되는 것은 아닙니다.

서류의 종류나 제출국가에 따라 절차가 달라질 수 있기 때문에 전체적인 준비 방향을 잡는 순서로 이해하는 것이 좋습니다.

1. 먼저 최종 제출기관을 확인하세요

가장 먼저 해야 할 일입니다.

예를 들어 해외 대학에 제출하는 서류라면 해당 대학에서 안내하는 입학서류를 확인해야 합니다.

비자 신청이라면 해당 국가의 비자 신청기관이나 대사관 등에서 안내하는 서류를 확인해야 합니다.

“해외 제출용”이라는 이유만으로 필요한 서류가 정해져 있는 것은 아닙니다.

최종적으로 서류를 접수하는 곳에서 무엇을 요구하는지확인하는 것이 우선입니다.

2. 어떤 서류가 필요한지 확인하세요

제출기관의 안내를 확인했다면 필요한 서류를 하나씩 정리합니다.

예를 들어 다음과 같은 서류가 필요할 수 있습니다.

가족관계증명서

기본증명서

혼인관계증명서

졸업증명서

성적증명서

재직증명서

경력증명서

범죄경력 관련 서류

사업자 관련 서류

각종 자격증 및 면허 관련 서류

여기서 중요한 것은 필요한 서류의 정확한 명칭을 확인하는 것입니다.

비슷한 서류라도 해외 기관에서 요구하는 서류가 다를 수 있기 때문입니다.

3. 필요한 서류를 발급받습니다

어떤 서류를 제출해야 하는지 확인했다면 원본 서류를 준비합니다.

이때 집에 오래전에 발급받아 둔 서류가 있다고 해서 무조건 사용할 수 있는 것은 아닙니다.

해외 기관에서

“최근 3개월 이내 발급”

또는

“6개월 이내 발급”

등의 조건을 정해 놓았다면 그 기준에 맞춰 새로 발급받아야 합니다.

따라서 서류를 발급하기 전에 발급일 제한이 있는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

4. 서류 내용을 먼저 확인하세요

서류를 발급받았다면 바로 번역하기보다는 원본 내용을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

특히 다음 항목을 살펴보세요.

이름

생년월일

주소

문서번호

발급일

기관명

학교명

회사명

잘못된 내용이 있다면 번역을 진행한 뒤 수정하는 것보다 원본 단계에서 바로 확인하는 것이 훨씬 간단합니다.

5. 그다음 번역이 필요한지 확인합니다

이제 번역 여부를 확인합니다.

해외 기관에 제출한다고 해서 모든 서류를 반드시 번역해야 하는 것은 아닙니다.

반대로 번역이 필요하다면 어떤 언어로 번역해야 하는지도 중요합니다.

예를 들어 영어 번역이면 충분한 기관도 있지만, 제출 국가의 현지 언어를 요구하는 기관도 있습니다.

따라서

“해외 제출 = 영어 번역”

이라고 생각하면 안 됩니다.

제출기관에서 요구하는 언어를 확인해야 합니다.

6. 번역공증이 필요한지도 확인하세요

번역이 필요하다고 해서 모든 번역문에 공증이 필요한 것은 아닙니다.

제출기관에서

번역본

공증된 번역본

번역공증

인증된 번역문

선서 번역

등 특정 형태를 요구할 수 있습니다.

따라서 단순히 “번역해야 한다”에서 끝내지 말고 어떤 형태의 번역을 제출해야 하는지확인하는 것이 중요합니다.

특히 해외 기관에서 사용하는 표현이 우리나라에서 사용하는 ‘번역공증’과 정확히 같은 의미라고 단정하기 어려운 경우도 있으므로, 요구사항을 그대로 확인하는 것이 좋습니다.

7. 아포스티유나 영사확인이 필요한지 확인하세요

해외 제출 서류를 준비할 때 번역공증과 함께 자주 확인하는 것이 아포스티유와 영사확인입니다.

하지만 모든 서류에 아포스티유가 필요한 것은 아닙니다.

또한 아포스티유 협약 적용 국가와 그렇지 않은 국가의 서류 인증 절차가 다를 수 있습니다.

대한민국 아포스티유 제도에서도 아포스티유와 영사확인은 별도의 인증 절차로 안내하고 있습니다.

따라서 제출국가와 서류의 종류에 따라 어떤 인증이 필요한지확인해야 합니다.

번역부터 시작하면 생길 수 있는 문제

그렇다면 왜 번역부터 하는 것을 조심해야 할까요?

이미 번역했는데 원본을 다시 발급받는 경우

번역을 완료한 뒤 원본 서류의 발급일이 오래되었다는 사실을 알게 되면 새 서류를 다시 발급받아야 할 수 있습니다.

새 원본의 내용이 기존 번역문과 달라지면 번역도 다시 해야 합니다.

번역 언어가 잘못된 경우

영어로 번역하면 될 것이라고 생각했는데 해외 기관에서 현지 언어 번역을 요구하는 경우가 있습니다.

이 경우 기존 번역을 그대로 사용할 수 없을 수 있습니다.

번역공증이 필요한 것을 뒤늦게 알게 되는 경우

단순 번역본을 준비한 뒤 제출기관에서 공증된 번역본을 요구한다는 것을 알게 되면 추가 절차가 필요합니다.

아포스티유나 영사확인이 필요한 경우

번역까지 끝냈는데 원본 서류에 아포스티유가 필요하거나 별도의 인증 절차가 필요하다는 사실을 알게 되는 경우도 있습니다.

이처럼 순서를 확인하지 않고 번역부터 진행하면 같은 서류를 다시 준비해야 하는 일이 생길 수 있습니다.