해외 제출 서류 준비, 아포스티유 및 영사확인 주의사항 및 자주 묻는 질문

해외에서 업무를 보다보면 국내 서류를 제출해야 하는 경우가 많은데 이때 자주 듣는 말이 바로 아포스티유와 영사확인입니다.

이 두 가지 종류는 우리나라의 서류를 해외에서 사용하기 위한 인증 과정입니다.

적용되는 기준과 국가 등에 절차가 서로 달라집니다.

이번 글에서는 해외 제출 서류 준비 과정에서 아포스티유 및 영사확인 주의사항 및 자주묻는 질문을 정리해 보도록 하겠습니다.

어떤 서류에 아포스티유나 영사확인이 필요할까?

해외 제출 서류는 매우 다양합니다.

예를 들어 다음과 같은 서류가 해외에서 사용될 수 있습니다.

개인 서류

가족관계증명서

기본증명서

혼인관계증명서

주민등록 관련 서류

범죄경력 관련 서류

졸업증명서

성적증명서

재직증명서

경력증명서

회사 관련 서류

사업자등록증명

법인등기사항전부증명서

법인 인감증명서

정관

위임장

재무제표

계약서

회사 관련 각종 증명서

하지만 같은 종류의 서류라도 제출국가와 제출기관에 따라 요구되는 인증 방법이 달라질 수 있습니다.

따라서 “이 서류는 무조건 아포스티유”라고 단정하기보다는 실제 제출처의 안내를 확인하는 것이 좋습니다.

아포스티유와 영사확인, 이렇게 기억하면 쉽습니다

복잡하게 생각하기 어렵다면 다음처럼 기억해도 좋습니다.

아포스티유

“아포스티유 협약에 따른 해외 문서 인증”

영사확인

“해외 사용을 위해 영사확인 절차를 거치는 방식”

그리고 가장 중요한 것은

“내가 제출할 국가와 기관에서 무엇을 요구하는가?”

입니다.

인터넷에서 다른 사람이 같은 국가에 제출했던 사례를 찾았다고 하더라도 그대로 적용하기보다는 현재 제출기관의 안내를 확인하는 것이 좋습니다.

자주 묻는 질문

Q. 아포스티유와 영사확인 중 무엇을 받아야 하나요?

제출국가와 제출기관의 요구사항을 확인해야 합니다.

아포스티유 협약 적용 국가에서는 아포스티유 절차를 이용할 수 있고, 그렇지 않은 국가 등에서는 영사확인이 필요할 수 있습니다.

Q. 아포스티유를 받으면 해외에서 무조건 인정되나요?

아포스티유는 해외 사용을 위한 인증 절차이지만, 최종적으로 서류를 접수하는 기관에서 어떤 서류와 형식을 요구하는지는 별도로 확인해야 합니다.

아포스티유를 받았다는 이유만으로 모든 제출 요건이 자동으로 충족된다고 생각해서는 안 됩니다.

Q. 영사확인을 받으면 아포스티유도 받아야 하나요?

일반적으로 아포스티유와 영사확인은 서로 다른 인증 방식이므로 무조건 두 가지를 모두 받는 것은 아닙니다.

제출국가와 기관의 요구사항을 확인하는 것이 우선입니다.

Q. 아포스티유를 받은 서류는 번역할 필요가 없나요?

그렇지는 않습니다.

아포스티유 여부와 번역 필요 여부는 별개의 문제입니다.

해외 기관에서 외국어 번역본을 요구한다면 번역도 준비해야 할 수 있습니다.

Q. 해외 제출 서류는 모두 아포스티유를 받을 수 있나요?

모든 서류가 동일한 방식으로 처리되는 것은 아닙니다.

대한민국 e-Apostille에서도 별도의 아포스티유 대상 문서를 안내하고 있으므로 문서 종류와 발급 형태를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

해외 제출 서류 준비는 이렇게 확인하세요

해외에 서류를 제출해야 한다면 다음 순서로 확인하면 편합니다.

① 어느 나라에 제출하는지 확인

가장 먼저 제출국가를 확인합니다.

아포스티유 협약 적용 여부에 따라 기본적인 인증 방향이 달라질 수 있습니다.

② 어느 기관에 제출하는지 확인

같은 국가라도 제출기관에 따라 요구사항이 다를 수 있습니다.

예를 들어

정부기관

법원

학교

은행

회사

이민국

대사관

현지 공증기관

등에 따라 요구하는 서류가 달라질 수 있습니다.

③ 번역이 필요한지 확인

한국어 서류를 그대로 제출할 수 있는지, 영어 또는 현지 언어 번역이 필요한지 확인합니다.

④ 공증이 필요한지 확인

단순 번역본이면 되는지,

번역공증이 필요한지,

원본이나 서명 등에 별도의 공증이 필요한지 확인합니다.

⑤ 아포스티유 또는 영사확인 확인

마지막으로 해외 제출처에서 아포스티유를 요구하는지, 영사확인을 요구하는지 확인합니다.

대한민국 e-Apostille에서는 아포스티유 대상 문서와 영사확인 대상 문서를 각각 안내하고 있으므로 필요한 서류에 맞춰 확인할 수 있습니다.

아포스티유·영사확인 준비할 때 주의할 점

1. 국가만 확인하고 끝내지 마세요

같은 나라라도 제출기관에 따라 요구사항이 달라질 수 있습니다.

따라서 국가 + 제출기관 + 서류 종류를 함께 확인하는 것이 좋습니다.

2. 서류의 발급일을 확인하세요

해외 기관에서 최근 발급된 서류만 인정하는 경우가 있습니다.

아포스티유를 받기 전에 제출기관에서 정한 서류 발급일 기준이 있는지 확인하면 좋습니다.

3. 번역과 인증의 순서를 확인하세요

모든 서류가

번역 → 공증 → 아포스티유

순서로 진행되는 것은 아닙니다.

공문서인지 사문서인지, 번역문인지 원문인지 등에 따라 필요한 절차가 달라질 수 있습니다.

4. 필요한 인증을 빠뜨리지 않는 것도 중요합니다

해외 기관에서 아포스티유를 요구했는데 번역만 해서 제출하거나, 반대로 필요하지 않은 인증까지 진행하면 시간과 비용이 추가될 수 있습니다.

따라서 제출처의 안내를 기준으로 필요한 절차만 확인하는 것이 좋습니다.