거래처의 요구사항에 따라 달라질 수 있지만 일반적으로 다음과 같이 준비하면 편합니다.

① 해외 거래처의 요구사항 확인

가장 먼저 거래처에서 보내온 이메일이나 체크리스트를 확인합니다.

어떤 서류가 필요한지, 어느 언어로 제출해야 하는지, 공증이나 아포스티유가 필요한지 확인합니다.

② 필요한 국내 회사 서류 준비

법인등기사항전부증명서, 사업자등록 관련 서류, 정관, 주주명부 등 필요한 서류를 준비합니다.

③ 외국어 번역

영문 또는 거래처에서 지정한 현지 언어로 번역합니다.

회사명, 대표자명, 주소 등의 표기는 다른 회사 서류와 일치시키는 것이 좋습니다.

④ 공증 또는 번역공증

거래처에서 요구하는 경우 번역공증이나 원본대조공증 등 필요한 공증을 진행합니다.

⑤ 아포스티유 또는 영사확인

해외 거래처에서 요구하고 해당 국가 및 서류에 적용되는 경우 아포스티유 또는 영사확인을 진행합니다.

⑥ 해외 거래처에 제출

필요한 절차를 완료한 후 최종 서류를 거래처에 전달합니다.

해외 거래용 서류를 준비할 때 주의할 점

최근 발급본이 필요한지 확인

법인등기사항전부증명서나 사업자등록 관련 서류는 거래처에서 최근 발급본을 요구하는 경우가 있습니다.

오래전에 발급받아 둔 서류가 있다면 그대로 사용하기 전에 발급일 조건을 확인하는 것이 좋습니다.

회사명과 대표자명을 통일

영문 회사명이나 대표자명이 서류마다 다르면 거래처에서 추가 확인을 요청할 수 있습니다.

가능하면 기존에 사용하던 공식 영문 표기를 기준으로 맞추는 것이 좋습니다.

번역 전에 인증 방법 확인

이 부분은 특히 중요합니다.

번역을 먼저 진행하고 나중에 거래처에서 "공증도 필요하다", "아포스티유가 필요하다"고 하면 서류를 다시 준비해야 하는 경우가 생길 수 있습니다.

번역하기 전에 공증과 인증 여부를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

모든 서류에 같은 절차가 필요한 것은 아님

법인등기사항전부증명서는 아포스티유가 필요하지만 정관은 번역만 필요한 식으로 서류마다 요구사항이 다를 수도 있습니다.

따라서 필요한 서류를 하나씩 확인하는 것이 좋습니다.

해외 거래처에서 추가 서류를 요청하는 경우

처음 받은 서류 목록만 준비하면 끝날 것 같지만, 거래처의 내부 확인 과정에서 추가 서류를 요청받을 수도 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 자료입니다.

회사 소개서

계약서

견적서

거래명세서

인보이스

정관

주주명부

대표자 여권 사본

위임장

이사회 의사록

특히 장기간 거래나 큰 규모의 거래를 진행하는 경우에는 거래 상대방이 회사의 실체나 대표자, 거래 목적 등을 추가로 확인할 수 있습니다.

따라서 처음부터 모든 서류를 임의로 준비하기보다는 거래처가 요구한 서류를 기준으로 하나씩 준비하는 것이 효율적입니다.

자주 묻는 질문

Q. 해외 거래를 하려면 회사 서류를 모두 영문으로 번역해야 하나요?

A. 아닙니다.

해외 거래처에서 요구하는 서류만 번역하면 되는 경우가 많습니다.

또한 영어가 아닌 현지 언어를 요구할 수도 있으므로 제출 언어를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

예를들면 중국이면 중국어 번역 후 번역공증, 아포스티유 받은 서류를 요구하거나

베트남이면 베트남어, 일본이면 일본어, 스페인어권 나라는 스페인어 번역으로 요구하는 경우가 많습니다.

Q. 회사 서류는 모두 번역공증을 받아야 하나요?

A. 반드시 그런 것은 아닙니다.

단순 번역본을 요구하는 경우에는 번역만 하면 되고, 번역공증을 요구하는 서류에 대해서만 별도의 공증 절차를 진행할 수 있습니다.

혹은 영문 서류를 원본대조공증 형식으로 처리하는 경우도 있습니다.

Q. 해외 거래라면 아포스티유가 꼭 필요한가요?

A. 꼭 필요한건 아니지만 대부분 요구하는 경우가 많습니다.

제출처에서 요구하는 방식을 확인해 볼 필요가 있습니다.

학교에 제출하는 것이라면 번역공증 된 서류로 제출해도 받아주는 경우가 많습니다만, 취업 비자업무나 회사업무 등 이라면 아포스티유까지 요구하는 경우가 많습니다.

아포스티유와 영사확인은 다릅니다

해외 제출용 서류에서 자주 혼동하는 부분입니다.

아포스티유 협약이 적용되는 국가에 서류를 제출하는 경우에는 아포스티유를 이용할 수 있습니다.

반면 아포스티유 협약의 적용을 받지 않는 국가 등에 문서를 제출하는 경우에는 영사확인 및 해당 국가의 해외공관 인증 등 별도의 절차가 필요할 수 있습니다.

대한민국 e-Apostille 공식 사이트에서도 아포스티유와 영사확인을 별도의 인증 제도로 안내하고 있습니다.

따라서 해외 거래처에서 "인증이 필요하다"고 했다면 아포스티유인지 영사확인인지부터 확인하는 것이 좋습니다.