해외에서 여러 업무를 봐야할 때에 대리인에게 업무를 맡겨서 진행해야 하는 경우가 있습니다.

이럴때에 준비하는 서류 중 하나가 위임장입니다.

국내에서 작성 한 서류를 해외에 보낼때에 중요한 부분은 공증 및 아포스티유 또는 영사확인등의 절차가 필요할 수 있습니다.

이번 글에서는 해외 제출 위임장 공증, 아포스티유 또는 영사확인까지준비할 때 여러 궁금한 질문에 대한 답변과 주의사항을 정리해 보겠습니다.

위임장 작성할 때 주의할 점

위임 범위를 너무 애매하게 작성하지 않는 것이 좋습니다

예를 들어

“모든 업무를 위임합니다.”

처럼 지나치게 포괄적으로 작성하기보다는 실제로 맡기는 업무가 무엇인지 구체적으로 적는 것이 좋습니다.

해외 기관에서 정해진 문구를 요구하는 경우에는 해당 문구를 따르는 것이 우선입니다.

이름과 여권번호를 확인하세요

해외 제출용 위임장은 이름의 영문 표기가 특히 중요합니다.

여권과 다른 영문 이름을 사용하거나 숫자를 잘못 기재하면 서류를 다시 준비해야 할 수 있습니다.

따라서 다음 정보를 원본과 비교해 보는 것이 좋습니다.

성명

영문 성명

생년월일

여권번호

주소

회사명

법인명

수임인의 정보

서명 방법도 확인해야 합니다

위임장에 서명하기 전에 해외 제출기관에서 요구하는 서명 방식이 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

서명이 필요한지 또는 도장 찍는 것이 필요한지, 서명+도장이 필요한지 등 확인을 해보는 것이 좋습니다.

해외 제출용 위임장 자주 묻는 질문

Q. 해외 제출용 위임장은 무조건 공증해야 하나요?

무조건은 아닙니다만 보통의 경우 필요합니다.

해외 제출이라는 이유만으로 모든 위임장에 공증이 필요한 것은 아닙니다.

제출기관에서 공증을 요구하는지 먼저 확인해야 합니다.

보통 인증 진행을 필요로하므로 아포스티유 진행을 하기 위해서는 먼저 공증을 받아야 합니다.

작성된 위임장은 사문서로 속하기 때문에 공증을 먼저 받고 진행하는 것입니다.

Q. 위임장을 영어 등 외국어로 작성하면 공증이 필요 없나요?

그렇다고 볼 수는 없습니다.

영어 등 외국어로 작성하는 것과 공증 여부는 별개의 문제입니다.

해외 기관에서 영문 위임장과 함께 공증까지 요구한다면 외국어로 작성했더라도 해당 절차를 진행해야 하겠습니다.

해외에서 요구하는 언어로 먼저 작성 한 후에 서명, 도장등을 찍고 서명공증 형식으로 많이 처리합니다.

Q. 위임장 공증을 받으면 아포스티유는 필요 없나요?

공증과 아포스티유는 서로 다른 절차입니다.

해외 제출기관에서 아포스티유까지 요구한다면 공증 이후 추가 인증이 필요할 수 있습니다.

다만 문서의 형태와 제출국가에 따라 절차가 달라질 수 있으므로 개별적으로 확인해야 합니다.

Q. 해외 기관에서 위임장 양식을 보내줬습니다. 국내 양식으로 다시 작성해야 하나요?

해외 기관에서 자체 양식을 제공했다면 우선 그 양식을 사용하는 것이 좋습니다.

특히 해외 기관에서 특정 문구나 서명 방법을 요구하는 경우에는 국내에서 임의로 다른 양식으로 변경하면 다시 작성해야 할 수 있습니다.

아포스티유와 영사확인은 다릅니다

해외 제출용 위임장을 준비하면서 많이 헷갈리는 부분입니다.

아포스티유

대한민국과 제출국가가 아포스티유 협약 적용 대상이고 해당 문서가 아포스티유 발급 대상이라면 아포스티유 절차를 이용할 수 있습니다.

영사확인

아포스티유 협약이 적용되지 않는 국가 등에서는 영사확인 절차가 필요할 수 있습니다.

대한민국 e-Apostille에서도 아포스티유와 본부 영사확인을 별도의 인증 제도로 안내하고 있습니다.

따라서 해외 제출용 위임장을 준비할 때는

“공증을 받으면 끝나는지”

또는

“공증 후 아포스티유나 영사확인까지 필요한지”

를 제출기관에 확인하는 것이 중요합니다.

해외 제출용 위임장 준비 체크리스트

마지막으로 다음 사항을 확인해 보세요.

□ 제출국가 확인

□ 제출기관 확인

□ 해외 기관 자체 위임장 양식 확인

□ 위임인 정보 확인

□ 수임인 정보 확인

□ 위임 내용 확인

□ 위임 기간 확인

□ 서명 방법 확인

□ 외국어 번역 필요 여부 확인

□ 번역공증 필요 여부 확인

□ 위임장 공증 필요 여부 확인

□ 아포스티유 필요 여부 확인

□ 영사확인 필요 여부 확인

□ 제출기관의 서류 유효기간 확인

이렇게 미리 확인하면 위임장을 다시 작성하거나 인증 절차를 다시 진행하는 일을 줄이는 데 도움이 됩니다.

해외 제출을 앞두고 위임장 공증이나 번역, 아포스티유·영사확인 절차를 준비하고 있다면 제출처의 요구사항부터 정확하게 확인하는 것이 가장 좋은 출발점입니다.