경력증명서 해외 제출, 번역·공증만 하면 될까? 준비 전 꼭 확인하세요

해외 취업이나 이민, 유학, 비자 신청 등을 준비하다 보면 국내에서 발급받은 경력증명서를 해외 기관에 제출해야 하는 경우가 있습니다.

이때 많은 분들이 "경력증명서를 영문으로 번역해서 공증받으면 되겠지"라고 생각하지만, 실제로는 제출 국가와 기관에서 요구하는 방식에 따라 준비해야 하는 절차가 달라질 수 있습니다.

특히 경력증명서의 번역, 번역공증, 아포스티유 또는 영사확인중 어디까지 필요한지 미리 확인하지 않으면 서류를 다시 준비해야 하는 상황이 생길 수 있습니다.

경력증명서를 해외에 제출할 때 무엇을 준비해야 할까?

가장 먼저 확인해야 하는 것은 해외 제출기관이 어떤 형태의 서류를 요구하는지입니다.

일반적으로 다음과 같은 형태를 생각할 수 있습니다.

① 경력증명서 발급

먼저 국내 회사에서 경력증명서를 발급받습니다.

경력증명서에는 일반적으로 근무기간, 직위, 담당업무 등 경력과 관련된 내용이 기재됩니다.

제출기관에서 특정 양식을 요구한다면 회사 자체 양식으로 발급하기 전에 해당 양식이 있는지 확인하는 것이 좋습니다.

② 경력증명서 번역

한국어로 발급된 경력증명서를 해외 기관에서 요구하는 언어로 번역합니다.

영어권 국가라면 영어 번역이 일반적이지만, 국가나 기관에 따라 해당 국가의 언어로 번역을 요구할 수도 있습니다.

이때 중요한 것은 단순히 내용을 옮기는 것이 아니라 원본에 기재된 회사명, 직위, 근무기간, 업무내용 등을 빠짐없이 정확하게 번역하는 것​입니다.

③ 번역공증

해외 제출기관에서 번역공증을 요구한다면 번역문에 대한 공증 절차를 진행해야 합니다.

번역공증은 번역된 문서가 원문에 따라 적절하게 번역되었다는 점을 공적으로 확인하는 절차입니다.

다만 모든 해외 제출 서류에 번역공증이 필요한 것은 아닙니다.

따라서 번역공증이 필요한지 먼저 확인한 후 진행하는 것이 좋습니다.

번역만 하면 되는 경우도 있을까?

네. 있습니다.

해외 기관에 따라 단순 번역본을 제출하도록 안내하는 경우도 있고, 번역자의 서명이나 번역확인서 등을 요구하는 경우도 있습니다.

반대로 공증된 번역문을 요구하거나 원본과 번역문에 대한 인증 절차까지 요구하는 경우도 있습니다.

따라서 "해외 제출이니까 무조건 번역공증을 해야 한다"고 생각하기보다는 실제 서류를 제출할 기관의 안내사항을 확인하는 것이 우선입니다.

경력증명서에 아포스티유가 필요한 경우

해외 기관에서 경력증명서의 아포스티유(Apostille)​를 요구하는 경우도 있습니다.

아포스티유는 아포스티유 협약 가입국 간에 공문서의 국외 사용을 위해 이용되는 인증 제도입니다.

따라서 경력증명서를 해외에서 공식적인 증빙서류로 사용해야 한다면 번역·공증과 별도로 아포스티유가 필요한지 확인해야 합니다.

여기서 주의할 점은 번역공증과 아포스티유는 서로 같은 절차가 아니라는 것입니다.

번역공증을 받았다고 해서 자동으로 아포스티유가 완료되는 것은 아니며, 제출기관의 요구에 따라 별도의 절차가 필요할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q. 경력증명서는 영문으로 발급받아야 하나요?

반드시 그런 것은 아닙니다.

국내 회사에서 영문 경력증명서를 발급할 수 있다면 영문 서류를 사용하는 방법도 있습니다. 다만 해외 제출기관에서 별도의 번역이나 인증을 요구하는 경우에는 추가 절차가 필요할 수 있습니다.

국문으로 받았다면 보통 외국어(나라에서 요구하는 언어: 중국어, 일본어, 베트남어, 스페인어, 체코어, 인도네시아어 등 기타 언어)

Q. 번역공증을 받으면 아포스티유는 필요 없나요?

두 절차는 목적이 다르기 때문에 번역공증을 받았다고 해서 아포스티유가 자동으로 필요 없어지는 것은 아닙니다.

해외 제출기관에서 아포스티유까지 요구한다면 별도로 준비해야 할 수 있습니다.

Q. 경력증명서 발급일이 오래되어도 사용할 수 있나요?

이 부분 역시 제출기관의 요구사항을 확인해야 합니다.

특히 비자나 자격심사 등의 경우 최근 발급된 서류를 요구하는 경우가 있으므로, 제출 전에 발급일 기준을 확인하는 것이 좋습니다.

만약에 회사가 없어져서 새로 받기가 어렵다면 어쩔수 없이 이전에 받아두었던 서류로 진행을 해보시는 것이 좋습니다.

해외 취업이나 비자, 유학, 이민, 자격심사 등을 위해 경력증명서를 준비하고 있다면 제출기관의 요구사항을 먼저 확인하고 그에 맞춰 번역과 공증 절차를 준비하는 것이 가장 효율적인 방법입니다.