해외 법인 설립, 한국 서류 번역부터 공증·아포스티유까지 어떻게 준비할까?

해외 시장에 진출하면서 현지에 법인을 설립하려는 기업이 있습니다.

해외 법인 설립을 준비하다 보면 현지 법무사, 변호사, 회계사 또는 행정기관 등에서 한국에서 발급된 회사 서류를 제출해 달라는 요청을 받는 경우가 있습니다.

문제는 국내에서 사용하는 서류를 그대로 보내면 되는 경우가 많지 않다는 점입니다.

제출 국가와 기관에 따라 외국어 번역, 번역공증, 원본대조공증, 아포스티유 또는 영사확인등이 필요할 수 있기 때문입니다.

특히 해외 법인 설립 서류는 한두 장으로 끝나는 것이 아니라 회사의 기본적인 정보를 확인할 수 있는 여러 서류를 함께 준비해야 하는 경우가 있습니다.

이번 글에서는 해외 법인 설립을 준비할 때 자주 요청받는 한국 회사 서류와 외국어 번역공증 및 인증 절차를 알아보겠습니다.

 

해외 법인 설립에 한국 회사 서류가 필요한 이유

해외에서 새로운 법인을 설립한다고 해서 기존 한국 회사와 아무런 관련이 없는 것은 아닙니다.

한국 본사가 해외 법인에 투자하거나, 기존 한국 법인이 해외 현지 법인의 주주가 되는 경우에는 현지 기관에서 한국 회사의 실체와 대표자, 자본관계 등을 확인하기 위해 국내 서류를 요구할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 사항을 확인하기 위한 자료입니다.

한국 회사가 실제로 존재하는지

회사의 대표자가 누구인지

회사의 사업 목적은 무엇인지

회사의 본점 주소는 어디인지

주주 및 지분관계는 어떻게 되는지

해외 법인 설립을 진행할 권한이 있는지

따라서 해외 법인 설립을 준비한다면 현지에서 요구하는 한국 회사 서류 목록을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

 

해외 법인 설립에 자주 요구되는 한국 서류

국가와 설립 형태에 따라 차이가 있지만 다음과 같은 서류가 요청될 수 있습니다.

법인등기사항전부증명서

한국 법인의 기본적인 등기사항을 확인하기 위한 서류입니다.

회사명, 본점, 자본금, 대표이사, 목적 등 법인의 주요 정보가 포함되어 있어 해외 법인 설립 과정에서 요청받는 경우가 있습니다.

사업자등록 관련 서류

한국에서 실제 사업체로 등록되어 있는지를 확인하기 위해 사업자등록증명 등을 요구하는 경우가 있습니다.

정관

회사의 목적과 운영에 관한 기본적인 내용을 확인하기 위해 정관을 요청할 수 있습니다.

주주명부

해외 법인의 주주가 한국 법인인 경우 한국 회사의 주주구조나 소유관계를 확인하기 위해 요구할 수 있습니다.

이사회 의사록 또는 주주총회 의사록

해외 법인 설립이나 해외 투자에 대한 회사의 의사결정 사실을 확인하기 위해 요청받을 수 있습니다.

위임장

현지에서 법인 설립 업무를 대리인이 진행하는 경우 위임장을 요구할 수 있습니다.

대표자 관련 서류

대표자의 여권 사본이나 신분을 확인할 수 있는 서류 등을 요구하는 경우도 있습니다.

다만 위 서류가 모두 필요한 것은 아닙니다.

해외 법인을 설립하는 국가와 현지 기관의 요구사항에 따라 필요한 서류가 달라질 수 있습니다.

번역공증이 필요한 경우

해외 법인 설립을 위해 서류를 번역한다고 해서 모든 서류에 반드시 번역공증이 필요한 것은 아닙니다.

현지 기관에서 단순 번역본을 요구하는 경우에는 번역본만 제출할 수도 있습니다.

반면 다음과 같은 요구사항이 있다면 공증 절차가 필요할 수 있습니다.

Notarized Translation

Certified Translation

Notarized Copy

Certified True Copy

Notarized Document

여기서 중요한 것은 각각의 표현이 완전히 같은 의미는 아니라는 점입니다.

예를 들어 Notarized Translation을 요구하는 경우와 Certified True Copy를 요구하는 경우에는 준비해야 하는 공증의 성격이 달라질 수 있습니다.

따라서 현지에서 받은 서류 안내를 기준으로 어떤 인증을 요구하는지 확인하는 것이 좋습니다.

 

아포스티유는 언제 필요한가요?

해외 법인 설립 과정에서 현지 기관이 Apostille을 요구하는 경우가 있습니다.

아포스티유는 아포스티유 협약에 따라 한 국가의 공문서를 다른 협약국에서 사용할 수 있도록 인증하는 제도입니다.

대한민국 e-Apostille 공식 사이트에서는 대법원, 정부24, 외교부, 국세청 등 여러 기관에서 발급되는 문서에 대한 아포스티유 관련 서비스를 안내하고 있습니다.

다만 모든 해외 법인 설립 서류에 아포스티유가 필요한 것은 아닙니다.

어떤 서류에 아포스티유가 필요한지는 제출 국가와 현지 기관의 요구사항을 확인해야 합니다.

 

해외 법인 설립 서류는 어떤 순서로 준비할까요?

국가마다 차이가 있지만 기본적인 준비 흐름은 다음과 같이 생각할 수 있습니다.

1단계. 현지에서 요구하는 서류 확인

가장 먼저 현지 법인 설립을 담당하는 기관이나 대리인에게 필요한 서류 목록을 받습니다.

가능하면 이메일이나 체크리스트 등 서류 요구사항이 명확하게 적힌 자료를 확보해 두는 것이 좋습니다.

2단계. 국내 서류 발급

법인등기사항전부증명서, 사업자등록 관련 서류 등 필요한 서류를 준비합니다.

발급일 제한이 있다면 그 조건에 맞춰 새로 발급합니다.

3단계. 외국어 번역

현지에서 요구하는 언어로 번역합니다.

회사명, 대표자명, 주소 등은 다른 제출 서류와 표기를 맞추는 것이 좋습니다.

4단계. 공증

현지 기관에서 요구하는 경우 번역공증, 원본대조공증 또는 기타 필요한 공증을 진행합니다.

5단계. 아포스티유 또는 영사확인

제출 국가와 문서에 따라 아포스티유 또는 영사확인이 필요한 경우 해당 인증을 진행합니다.

6단계. 현지 제출

필요한 번역과 인증 절차가 완료된 서류를 현지 법인 설립 담당자 또는 기관에 제출합니다.

 

해외 법인 설립을 앞두고 있다면 먼저 현지에서 받은 서류 안내를 꼼꼼하게 확인한 후 필요한 번역과 공증, 인증 절차를 준비해 보시기 바랍니다.