해외 거래 시작할 때 필요한 회사 서류, 번역·공증·아포스티유는 어떻게 준비할까?

해외 거래처와 처음 거래를 시작하면서 회사 서류를 보내달라는 요청을 받는 경우가 있습니다.

국내 거래라면 사업자등록증이나 법인등기사항전부증명서 등을 바로 전달하면 되지만, 해외 거래에서는 이야기가 조금 달라집니다.

해외 거래처에서 한국 회사의 정보를 확인하기 위해 회사 서류를 외국어로 번역해 달라거나 번역공증, 공증, 아포스티유 등의 인증을 받아 달라​고 요청하는 경우가 있기 때문입니다.

특히 처음 해외 거래를 진행하는 경우에는

"어떤 회사 서류를 준비해야 할까?"

"번역공증을 받아야 하나?"

"아포스티유까지 필요한가?"

등 궁금한 부분이 많을 수 있습니다.

이번 글에서는 해외 거래를 준비하면서 자주 요청받는 회사 서류와 번역·공증·아포스티유 준비 방법을 알아보겠습니다.

 

해외 거래에서 회사 서류를 요청하는 이유

해외 거래처 입장에서는 처음 거래하는 한국 회사가 실제로 존재하는 회사인지, 누가 대표자인지, 어떤 사업을 하는 회사인지 등을 확인할 필요가 있습니다.

특히 계약 규모가 크거나 장기간 거래를 진행하는 경우에는 회사의 기본적인 정보를 확인하기 위해 관련 서류를 요청할 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 내용을 확인하기 위한 것입니다.

회사의 정식 명칭

회사의 설립 및 등록 여부

본점 소재지

대표자

사업 목적

주주 및 소유관계

회사의 사업자 등록 여부

계약을 진행하는 담당자의 권한

따라서 해외 거래처에서 회사 서류를 요청했다고 해서 특별한 경우라고 볼 필요는 없습니다.

다만 어떤 서류를 요구하는지는 거래처와 거래 목적에 따라 달라질 수 있습니다.

 

해외 거래에 자주 사용되는 회사 서류

해외 거래처에서 요구할 수 있는 서류는 회사의 형태와 거래 내용에 따라 달라집니다.

대표적으로 다음과 같은 서류가 있습니다.

법인등기사항전부증명서

법인의 기본적인 등기사항을 확인할 수 있는 서류입니다.

회사명, 본점, 대표이사, 자본금, 목적 등 회사의 주요 정보를 확인하기 위해 요청받을 수 있습니다.

사업자등록 관련 서류

한국에서 사업자로 등록되어 있는지를 확인하기 위해 사업자등록증명 등을 요구하는 경우가 있습니다.

정관

회사 설립 및 운영에 관한 기본적인 내용을 확인하기 위해 정관을 요청할 수 있습니다.

주주명부

회사의 주주 구성이나 지분관계를 확인하기 위해 요구될 수 있습니다.

법인인감증명서

계약이나 위임 등과 관련하여 회사의 인감에 대한 확인이 필요한 경우 요청받을 수 있습니다.

위임장 (LOA, POA)

회사 대표자가 아닌 담당자가 해외 거래 관련 업무를 진행하는 경우 위임장을 요구할 수 있습니다.

이사회 의사록 또는 주주총회 의사록

해외 투자나 계약 등 특정 업무에 대한 회사의 의사결정 사실을 확인하기 위해 요구될 수 있습니다.

모든 서류가 한꺼번에 필요한 것은 아닙니다.

해외 거래처에서 요구한 서류 목록을 먼저 확인하고 필요한 서류만 준비하는 것이 좋습니다.

 

번역공증은 언제 필요한가요?

번역공증은 해외 거래처나 기관에서 공증된 번역문을 요구하는 경우진행할 수 있습니다.

예를 들어

한국어 회사 서류
→ 외국어 번역
→ 번역공증
→ 해외 거래처 제출

과 같은 방식으로 준비할 수 있습니다.

번역은 해당 나라에서 요구하는 언어로 일본어, 베트남어, 중국어, 영어, 스페인어, 터키어, 필리핀어 등으로 해줍니다.

다만 회사 서류라고 해서 무조건 번역공증이 필요한 것은 아닙니다.

거래처에서 단순 번역본을 요구한다면 번역공증 없이 제출할 수도 있습니다.

국내 서류를 해외에 제출시 공증 진행 후에 추가로 아포스티유 인증 진행이 필요한 경우가 많습니다.

 

아포스티유는 언제 필요한가요?

해외 거래를 위해 회사 서류를 제출하면서 Apostille을 요구받는 경우도 있습니다.

아포스티유는 아포스티유 협약에 따라 한 국가에서 발행된 공문서를 다른 협약국에서 사용할 수 있도록 인증하는 제도입니다. 대한민국 e-Apostille 공식 사이트에서도 아포스티유 대상 문서와 발급 절차를 안내하고 있습니다.

따라서 해외 거래처에서 아포스티유를 요구했다면 단순히 서류를 번역하는 것과 별개로 어떤 서류에 아포스티유가 필요한지확인해야 합니다.

특히 회사 관련 서류라고 해서 모두 같은 방식으로 처리되는 것은 아니므로 문서의 종류와 발급 형태를 확인하는 것이 좋습니다.

  

해외 거래를 앞두고 회사 서류를 준비하고 있다면 먼저 거래처의 요구사항을 정확하게 확인한 후 필요한 번역·공증·아포스티유 절차를 진행하는 것이 가장 효율적인 방법입니다.

필요한 서류를 하나씩 정확하게 준비해 두면 해외 거래처와의 서류 확인 과정도 한결 수월하게 진행할 수 있습니다.