해외 법인 설립 서류 준비에서 자주 발생하는 실수

회사명이 서류마다 다른 경우

한국 회사의 영문명이 서류마다 다르게 번역되면 현지 기관에서 추가 확인을 요청할 수 있습니다.

기존에 사용하는 공식 영문명이 있다면 가능한 한 동일하게 사용하는 것이 좋습니다.

대표자 이름의 영문 표기가 다른 경우

여권의 영문 이름과 번역문에 적힌 이름이 다른 경우 신원 확인 과정에서 문제가 될 수 있습니다.

대표자의 여권을 기준으로 확인하는 것이 안전합니다.

오래된 서류를 사용하는 경우

현지 기관에서 "최근 3개월 이내 발급" 등 별도의 조건을 요구할 수도 있습니다.

따라서 예전에 발급받아 보관하고 있던 서류를 사용하기 전에 발급일 조건을 확인하는 것이 좋습니다.

필요한 인증을 확인하지 않고 먼저 번역하는 경우

번역을 먼저 진행한 뒤 현지에서 "아포스티유가 필요하다"거나 "번역공증이 필요하다"는 안내를 받으면 서류를 다시 준비해야 하는 경우가 생길 수 있습니다.

가능하면 번역 전에 인증 요구사항부터 확인하는 것이 좋습니다.

 

한국 서류를 외국어로 번역해야 하는 경우

국내에서 발급되는 법인등기사항전부증명서나 사업자등록 관련 서류는 대부분 한국어로 되어 있습니다.

현지 기관에서 한국어 서류를 인정하지 않는다면 영어 또는 해당 국가의 언어로 번역해야 합니다.

예를 들어 영어권 국가라면 영문 번역을 요구할 수 있고, 현지 언어 제출을 요구하는 국가라면 해당 국가의 언어로 번역해야 할 수도 있습니다.

이때 회사명과 대표자명, 주소 등은 기존에 사용하고 있는 공식 외국어 표기와 일치시키는 것이 중요합니다.

특히 대표자의 영문 이름은 여권과 다른 표기를 사용하면 추가 확인을 요청받을 수 있으므로 주의하는 것이 좋습니다.

 

법인등기사항전부증명서 번역 시 주의할 점

법인등기사항전부증명서는 단순한 일반 문서와 달리 회사의 법인 정보를 담고 있습니다.

따라서 다음과 같은 부분을 꼼꼼하게 확인하는 것이 좋습니다.

회사명

해외에서 이미 사용하고 있는 공식 영문 회사명이 있다면 동일하게 표기합니다.

대표자명

대표자의 여권 등에 사용하는 영문 이름과 맞추는 것이 좋습니다.

주소

도로명주소 등을 해외 제출에 적합한 외국어 주소 형식으로 정확하게 번역합니다.

회사 목적

법인의 사업 목적은 단어만 직역하기보다는 전체적인 의미가 정확하게 전달되도록 번역하는 것이 중요합니다.

 

정관 번역도 중요한 이유

해외 법인 설립 과정에서 정관(Articles of Incorporation / Articles of Association)​을 요구하는 경우가 있습니다.

정관에는 회사의 목적과 조직, 의사결정 등에 관한 내용이 포함되어 있기 때문에 현지 기관에서 회사의 기본적인 운영 구조를 확인하기 위한 자료로 사용할 수 있습니다.

정관은 회사마다 내용과 분량이 상당히 다릅니다.

따라서 해외에서 정관을 요청받았다면 다음을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

정관 전체가 필요한지

특정 조항만 필요한지

영어 번역이면 되는지

현지 언어 번역이 필요한지

번역공증이 필요한지

아포스티유 또는 영사확인이 필요한지

 

자주 묻는 질문

Q. 해외 법인 설립을 위해 한국 회사 서류를 모두 번역해야 하나요?

A. 아닙니다.

해외 법인 설립 국가와 현지 기관에서 요구하는 서류만 준비하면 됩니다.

어떤 서류는 번역이 필요하고, 어떤 서류는 원문과 인증만 요구하는 경우도 있으므로 먼저 제출 목록을 확인하는 것이 좋습니다.

Q. 해외 법인 설립 서류는 무조건 번역공증해야 하나요?

A. 반드시 그런 것은 아닙니다.

현지 기관에서 단순 번역본을 요구할 수도 있고, 번역공증을 요구할 수도 있습니다.

따라서 번역공증이 필요한 서류만 별도로 진행하는 것이 좋습니다.

Q. 해외 법인 설립이면 아포스티유를 꼭 받아야 하나요?

A. 국가와 제출기관에 따라 다릅니다.

아포스티유 협약이 적용되는 국가에서 아포스티유를 요구하는 경우도 있지만, 국가에 따라 영사확인 및 대사관 인증 등이 필요할 수도 있습니다.

Q. 법인등기사항전부증명서만 준비하면 되나요?

A. 해외 법인 설립 방식에 따라 추가 서류가 필요할 수 있습니다.

사업자등록 관련 서류, 정관, 주주명부, 이사회 의사록, 위임장 등 여러 회사 서류를 요구할 수 있습니다.

Q. 영어로 번역하면 어느 나라에서나 사용할 수 있나요?

A. 그렇지는 않습니다.

영어를 공용 서류 언어로 인정하는 곳도 있지만 현지 언어 번역을 요구하는 경우도 있습니다.

따라서 제출 국가에서 인정하는 언어를 먼저 확인하는 것이 좋습니다.

예를들면 일본어, 베트남어, 중국어, 스페인어, 독일어, 불어 등 나라마다 요구하는 언어가 다를수 있습니다.

해외 법인 설립, 서류 준비부터 정확하게

해외 법인 설립을 준비할 때는 현지에서 요구하는 한국 회사 서류를 먼저 확인하고, 필요한 언어로 번역한 뒤 공증·아포스티유·영사확인 중 어떤 절차가 필요한지하나씩 확인하는 것이 중요합니다.

특히 법인등기사항전부증명서, 사업자등록 관련 서류, 정관, 주주명부, 이사회 의사록 등은 문서의 성격이 서로 다르기 때문에 모든 서류에 동일한 인증 절차가 적용되는 것은 아닙니다.

현지 요구사항 확인
→ 국내 서류 준비
→ 외국어 번역
→ 필요한 공증
→ 아포스티유 또는 영사확인
→ 현지 제출

순서로 준비하면 서류를 다시 준비해야 하는 번거로움을 줄이는 데 도움이 됩니다.