해외 제출용 법인 인감증명서 번역공증, 아포스티유까지 어떻게 준비할까?

해외에서 법인 관련 업무를 진행하다 보면 법인 인감증명서를 제출해야 하는 경우가 있습니다.

해외 법인 설립이나 계약, 금융기관 업무, 투자, 거래처 등록 등 회사의 대표권이나 법인 관련 사항을 확인해야 하는 업무에서 법인 인감증명서를 요청받는 경우가 있습니다.

그런데 국내에서 사용하는 법인 인감증명서를 해외에 제출하려고 하면 단순히 서류를 발급받는 것에서 끝나지 않을 수 있습니다.

해외 기관에서 외국어 번역, 번역공증, 공증, 아포스티유 또는 영사확인등을 요구할 수 있기 때문입니다.

이번 글에서는 해외 제출용 법인 인감증명서를 준비할 때 번역공증은 어떻게 진행하는지, 아포스티유는 언제 필요한지​를 알아보겠습니다.

 

해외 제출용 법인 인감증명서는 어떤 경우에 필요할까?

법인 인감증명서는 법인이 신고한 인감임을 증명하는 서류입니다.

해외에서는 회사의 대표자나 법인이 체결하는 계약, 위임, 금융업무 등에서 관련 서류를 요청받을 수 있습니다.

대표적으로 다음과 같은 경우가 있습니다.

해외 법인 설립

해외 법인과 계약 체결

해외 거래처 등록

해외 금융기관 업무

해외 부동산 관련 법인 업무

해외 투자 관련 업무

해외에서 회사의 대리인을 지정하는 경우

해외 기관에서 법인 대표권 확인을 요청하는 경우

다만 모든 해외 기관에서 법인 인감증명서를 요구하는 것은 아닙니다.

어떤 서류가 필요한지는 제출국가와 기관, 업무 목적에 따라 달라질 수 있으므로 먼저 해외 제출처의 요구사항을 확인하는 것이 좋습니다.

 

법인 인감증명서 번역공증이 필요한 경우

해외 기관에서 “번역공증된 법인 인감증명서”​를 요구한다면 단순 번역본만 제출해서는 부족할 수 있습니다.

이 경우에는 원문에 대한 번역문을 준비하고 필요한 방식으로 번역공증 절차를 진행하게 됩니다.

여기서 중요한 것은 번역과 번역공증은 서로 다른 개념이라는 점입니다.

일반 번역

한국어 법인 인감증명서를 영어 등 외국어로 옮기는 과정입니다.

번역공증

번역문과 관련하여 공증 절차를 진행하는 것입니다.

따라서 해외 기관에서 단순히

“English translation”

을 요구하는 것과

“Certified/Notarized translation”

을 요구하는 것은 준비 방법이 다를 수 있습니다.

해외 기관의 안내 문구를 정확하게 확인하는 것이 좋습니다.

 

법인 인감증명서에 아포스티유를 받을 수 있을까?

여기서도 주의할 부분이 있습니다.

아포스티유는 해외에서 사용할 문서를 인증하는 제도이지만, 모든 문서에 동일한 방식으로 아포스티유를 받는 것은 아닙니다.

대한민국 e-Apostille 공식 안내에서도 아포스티유 대상 문서와 발급 절차를 별도로 안내하고 있으며, 아포스티유 대상 여부는 관련 규정에 따라 확인하도록 안내하고 있습니다.

따라서 법인 인감증명서를 해외에 제출한다고 해서 무조건

법인 인감증명서 → 번역 → 공증 → 아포스티유

라는 하나의 정해진 순서가 적용되는 것은 아닙니다.

문서의 성격과 제출국가, 제출기관의 요구사항을 확인한 후 필요한 절차를 진행해야 합니다.

해외 제출용 법인 인감증명서 준비 순서

법인 인감증명서를 해외에 제출해야 한다면 다음과 같은 순서로 확인하면 편합니다.

① 해외 제출기관의 요구사항 확인

가장 먼저 해외 기관에 필요한 서류와 인증 방법을 확인합니다.

법인 인감증명서가 필요한가?

원본이 필요한가?

최근 발급본만 인정하는가?

영문 번역이 필요한가?

번역공증이 필요한가?

별도의 공증이 필요한가?

아포스티유가 필요한가?

영사확인이 필요한가?

이 부분을 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

 

② 법인 인감증명서 준비

해외 기관에서 요구하는 발급일이나 유효기간이 있다면 그 기준에 맞춰 준비합니다.

특히 해외 기관에서 최근 3개월 이내 또는 6개월 이내 발급된 서류등을 요구하는 경우도 있으므로 제출처의 조건을 확인하는 것이 좋습니다.

 

③ 외국어 번역

해외 기관에서 요구하는 언어로 번역합니다.

영문 번역이 필요한 경우에는 법인명과 대표자명 등이 다른 회사 서류와 동일하게 표기되도록 확인하는 것이 좋습니다.

 

④ 번역공증 또는 필요한 공증 진행

제출기관에서 번역공증을 요구한다면 번역문을 기준으로 필요한 공증 절차를 진행합니다.

원문에 대한 별도의 공증이나 인증을 요구하는 경우에는 그에 맞는 절차를 확인해야 합니다.

 

⑤ 아포스티유 또는 영사확인

제출국가와 서류의 형태, 해외 기관의 요구사항에 따라 아포스티유 또는 영사확인을 진행합니다.

대한민국 e-Apostille 공식 사이트에서는 아포스티유 대상 문서와 신청 절차, 구비서류 등을 안내하고 있습니다.

 

⑥ 해외 기관에 제출

필요한 인증 절차가 모두 끝났다면 해외 기관에서 요구한 방식에 맞춰 제출합니다.

전자파일 제출이 가능한지, 원본을 우편으로 보내야 하는지 등 제출 방식도 함께 확인하면 좋습니다.

 

해외 제출용 법인 인감증명서는 번역만 필요한 경우부터 번역공증, 공증, 아포스티유 또는 영사확인까지 필요한 경우​까지 제출기관에 따라 준비 방법이 달라질 수 있습니다.

특히 법인 인감증명서 자체의 인증과 번역공증은 서로 다른 절차일 수 있으므로, 해외 기관에서 어떤 형태의 서류를 요구하는지 먼저 확인하는 것이 좋습니다.