한국 서류, 해외에 그냥 제출하면 될까? 해외 제출까지 전체 과정 한눈에 정리

한국에서 발급받은 가족관계증명서, 졸업증명서, 재직증명서, 범죄경력증명서 등의 서류를 해외 기관에 제출해야 하는 경우가 있습니다.

그런데 서류를 발급받았다고 해서 바로 해외 기관에 제출할 수 있는 것은 아닙니다.

제출 국가와 기관, 서류 종류에 따라 번역, 번역공증, 아포스티유, 영사확인등의 절차가 추가될 수 있기 때문입니다.

처음 준비하는 경우에는 어떤 순서로 진행해야 하는지 헷갈리기 쉽습니다.

이번 글에서는 한국에서 발급받은 서류를 해외 기관에 제출하기까지의 전체적인 과정을 순서대로 알아보겠습니다.

 

1. 먼저 해외 기관에서 요구하는 서류를 확인합니다

가장 먼저 해야 할 일은 서류를 발급받는 것이 아니라 해외 제출기관의 요구사항을 확인하는 것입니다.

같은 가족관계증명서나 졸업증명서라도 제출하는 기관에 따라 요구하는 조건이 달라질 수 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 사항을 확인해야 합니다.

어떤 서류가 필요한지

최근 발급된 서류만 인정하는지

원본이 필요한지

번역본이 필요한지

번역공증이 필요한지

아포스티유가 필요한지

제출 언어는 무엇인지

따라서 **“해외에 제출하니까 무조건 아포스티유를 받으면 된다”**고 생각하기보다는 최종적으로 서류를 받는 기관의 안내부터 확인하는 것이 중요합니다.

 

2. 필요한 한국 서류를 발급받습니다

요구사항을 확인했다면 필요한 서류를 발급받습니다.

대표적으로 해외 제출에 사용되는 서류에는 다음과 같은 것들이 있습니다.

가족관계증명서

기본증명서

혼인관계증명서

주민등록표등본 및 초본

졸업증명서

성적증명서

재직증명서

경력증명서

범죄경력 관련 서류

사업자 관련 증명서

소득 관련 증명서

물론 필요한 서류는 개인의 목적과 제출기관에 따라 달라집니다.

특히 서류 발급일도 확인해야 합니다.

해외 기관에서 최근 발급된 서류를 요구하는 경우가 있기 때문에 예전에 발급받아 보관하고 있던 서류가 그대로 인정될 것이라고 생각하면 안 됩니다.

 

3. 제출 국가의 언어에 맞게 번역합니다

한국어로 발급된 서류를 해외 기관에 제출하는 경우에는 해당 국가에서 요구하는 언어로 번역해야 할 수 있습니다.

예를 들어 영어권 기관이라면 영어 번역본을 요구할 수 있고, 중국어권이나 베트남어권 기관이라면 해당 언어의 번역본을 요구할 수 있습니다.

이때 중요한 것은 단순히 내용을 외국어로 옮기는 것만이 아닙니다.

해외 기관이 어떤 형태의 번역본을 인정하는지확인해야 합니다.

기관에 따라 다음과 같이 요구사항이 달라질 수 있습니다.

일반 번역본

번역자 확인이 필요한 번역본

번역공증을 받은 번역본

공증된 번역문

별도의 인증을 받은 번역본

따라서 번역을 먼저 진행하기 전에 제출기관의 안내를 확인하는 것이 좋습니다.

 

4. 번역공증을 진행합니다

해외 기관에서 번역공증을 요구한다면 번역문에 대한 공증 절차를 진행해야 합니다.

여기서 주의할 점은 번역공증과 아포스티유가 같은 절차가 아니라는 것입니다.

번역공증은 번역문과 관련된 공증 절차이고, 아포스티유는 해외에서 문서를 사용할 수 있도록 문서에 대한 인증을 하는 별도의 절차입니다.

따라서

번역 → 번역공증 → 아포스티유

와 같은 형태로 진행되는 경우도 있지만, 모든 서류가 반드시 이 순서를 따르는 것은 아닙니다.

어떤 문서에 어떤 인증이 필요한지는 서류 종류와 제출 국가, 제출기관의 요구사항에 따라 달라집니다.

 

5. 아포스티유 또는 영사확인이 필요한지 확인합니다

한국에서 발급된 서류를 해외에서 사용하기 위해서는 아포스티유 또는 영사확인이 필요한 경우가 있습니다.

한국의 아포스티유 제도는 외국에서 한국 공문서의 진정성을 확인하는 데 필요한 절차를 간소화하기 위한 제도입니다.

아포스티유 협약 가입국에 대해서는 협약에 따른 아포스티유를 이용할 수 있고, 협약 미가입국 등에서는 별도의 영사확인 절차가 적용될 수 있습니다.

쉽게 구분하면 다음과 같습니다.

구분

주요 목적

번역

한국어 서류를 제출 국가의 언어로 옮김

번역공증

번역문에 대한 공증 절차

아포스티유

협약 가입국에서 한국 문서의 국외 사용을 위한 인증

영사확인

아포스티유 적용이 아닌 경우 이용되는 국외사용 인증 절차

중요한 것은 아포스티유와 영사확인을 모두 받는 것이 아니라, 해당 국가와 제출기관에 맞는 인증 방법을 확인하는 것입니다.

 

6. 아포스티유가 필요한 경우

아포스티유 대상이 되는 서류라면 발급 가능한 문서인지 먼저 확인한 후 아포스티유를 신청합니다.

현재 대한민국 아포스티유 공식 사이트에서는 가족관계증명서, 영문증명서, 주민등록표등본, 주민등록표초본, 학교 관련 증명서, 범죄경력 관련 서류 등 다양한 문서에 대한 아포스티유 관련 서비스를 안내하고 있습니다.

다만 모든 한국 서류가 같은 방식으로 아포스티유를 받을 수 있는 것은 아닙니다.

문서의 성격에 따라 별도의 공증이나 추가 절차가 필요한 경우도 있으므로 서류 종류를 먼저 확인해야 합니다.

 

7. 영사확인이 필요한 경우

아포스티유를 이용할 수 없는 국가나 해당 기관에서 영사확인을 요구하는 경우에는 영사확인 절차를 확인해야 합니다.

영사확인은 아포스티유와 목적은 비슷하게 해외에서 문서를 사용할 수 있도록 인증하는 절차이지만, 적용되는 제도와 절차가 다릅니다.

따라서 해외 제출이라고 해서 무조건 아포스티유를 신청하기보다는 제출 국가가 아포스티유 협약 적용 대상인지, 또는 영사확인이 필요한지먼저 확인하는 것이 좋습니다.

 

한국에서 발급받은 서류를 해외에 제출할 때는 단순히 “서류를 발급받아 번역해서 보내면 된다”고 생각하기보다, 먼저 최종 제출기관의 요구사항을 확인하는 것이 중요합니다.

서류 발급 → 번역 → 번역공증 → 아포스티유 또는 영사확인 → 해외 제출이라는 흐름을 기본적으로 이해해 두면 전체적인 준비 과정도 훨씬 수월해집니다.

다만 모든 서류가 같은 절차를 거치는 것은 아니므로 제출 국가와 기관, 서류 종류에 따라 필요한 인증 절차를 하나씩 확인하는 것이 가장 중요합니다.

해외 제출을 앞두고 있다면 서류를 준비하기 전에 필요한 인증 절차부터 확인해 보세요.